Preparar Asturforesta

RECOMENDACIONES

Las ferias forman parte del marketing mix y la decisión de participar en ellas debería tomarse en coordinación con las otras actividades de marketing.

El gran activo de las ferias son los contactos personales, por tanto, la empresa debe hacer todo lo necesario para lograr el máximo número posible de ellos.

Muchos de los visitantes de la feria no conocen la empresa, por lo que hay que utilizar todos los recursos, propios y de la organización, para darla a conocer y atraerlos al stand.

Es fundamental establecer los objetivos de la participación en la feria:

  • ¿A quién se quiere contactar?
  • ¿Qué características especiales de los productos hay que destacar?
  • ¿Qué mensaje se desea transmitir?

Todo el personal del stand debe conocer los objetivos, por lo que se le ha de informar adecuadamente. Al final de cada jornada se deben comentar los aciertos y los errores.

Cualquier novedad sobre un producto atrae la atención. Hay que destacar las innovaciones y procurar que la información que se prepare sea interesante y útil.
Los visitantes desean contactar con el mayor número de expositores en el menor tiempo posible, por lo que hay que averiguar qué es lo que quieren e “ir al grano” lo antes posible.

Debe intentarse llegar a conclusiones positivas: un folleto no es una conclusión.

La parte más importante de la participación en una feria es el seguimiento.

Hay que mantener “vivos” los contactos realizados y atender sus peticiones, antes de un mes, de forma personalizada.

El 80% del trabajo de seguimiento puede y debe planificarse antes para, llegado el momento, actuar de inmediato, ya que eso es lo que harán los competidores.

Hay que evitar las aglomeraciones de más de veinte minutos en el stand para evitar que clientes potencialmente importantes pasen de largo.

CONTROL DE ACCIONES A REALIZAR

Acciones a realizar, después de reservado el espacio, 8-10 meses antes de la Feria

Comunicar la decisión de asistir al equipo comercial y técnico.

Celebrar una reunión con el personal involucrado y definir los objetivos de participación.

Hacer una primera selección de los productos a exponer.

Prever la presentación de novedades en la feria.

Contactar con la organización de la feria para informar sobre el interés por participar y solicitar la pre-inscripción del espacio, precios, etc.

Revisar la normativa de la feria.

Visitar, si es posible, el terreno de la feria antes de reservar el espacio.

Rellenar y enviar la pre-inscripción y solicitar información sobre los planes de promoción, etc.

Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales previas y durante la feria.

Presupuestar acciones promocionales post-feria.

Prever viajes y reservar billetes.

Prever alojamientos y hacer reservas.

Acciones a realizar, 6-8 meses antes de la feria

Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.

Diseñar la campaña de publicidad de apoyo: objetivos y calendario.

Iniciar la campaña de información a clientes y prensa técnica.

Coordinar con la organización de la feria acciones de promoción nacional, internacional, etc.

Encargar los materiales de promoción que se darán en la feria.

Prever y organizar las tareas de logística y transporte.

Definir la decoración, ambientación e identificación del stand.

Revisar el presupuesto.

Acciones a realizar, 2-4 meses antes de la feria.

Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.

Intensificar las acciones de marketing para captar visitantes.

Seleccionar y atribuir funciones al personal que estará en el stand y decidir si es necesario:

  • Formar al personal de atención-ventas.
  • Formar al personal de atención-imagen.
  • Realizar prácticas con producto-argumentación.
  • Preparar al personal externo.
  • Recurrir a personal que hable idiomas extranjeros.

Nombrar a un responsable del stand.

Enviar datos e información para el catálogo de la feria.
Revisar el presupuesto.

Comprobar el cumplimiento del pago de los plazos a la organización ferial.

Acciones a realizar los dos últimos meses antes de la feria

Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.

Revisar los presupuestos y controlar las desviaciones.

Determinar el material que deberá llevarse a la feria:

  • Material de oficina.
  • Material de ventas.
  • Obsequios.

Estimar el número de teléfonos necesarios para el stand.

Hacer una provisión de fondos en metálico para imprevistos.

Redactar un manual de funciones y objetivos del personal del stand.

Establecer los horarios del personal del stand.

Planificar las acciones con la prensa (ruedas de prensa, invitaciones).

Enviar el material informativo sobre novedades, etc., a revistas técnicas y al departamento de prensa de la organización ferial.

Enviar pases e invitaciones a clientes, etc.

Obtener información sobre los seminarios y jornadas previstos.

Obtener información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados, autoridades que se prevé que acudirán, etc.

Preparar la ficha para recoger los datos de los visitantes que acudan al stand.

Venir preparado para el peor de los casos. Traer ropa de abrigo, especialmente chubasquero, botas de montaña, etc.

Acciones a realizar durante el montaje y la celebración de la feria.

No aparcar los camiones en el parking de expositores.

Montar el stand lo antes posible (el primer día que lo permita la organización).

Comprobar, lista en mano, que no falta ninguno de los elementos, materiales o servicios encargados para el stand.

Poner los equipos delicados en un sitio seco. A un día soleado puede seguir una noche lluviosa. Proteger el material correctamente, especialmente de la humedad del suelo.

Respetar los horarios de entrada y salida establecidos.

Seguir las señales de la feria.

El día antes de la inauguración, visitar el stand con todo el personal que estará en la feria y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.

Localizar la ubicación de las oficinas y servicios de la organización ferial.

Recordar que la climatología puede ser especialmente severa en los días de calor. Es recomendable beber agua en abundancia.

Supervisar diariamente (el responsable del stand):

  • Cerrar la tienda diariamente al dejar la feria.
  • Limpieza del stand.
  • Estado de materiales y otros elementos.
  • Administración y control de existencias.
  • Coordinación de demostraciones y actividades.
  • Funcionamiento de servicios y suministros.

Ensayar, diariamente, demostraciones del producto.

Designar una persona responsable de las cuestiones de seguridad.

Pensar en la seguridad especialmente en las demostraciones. Delimite el área de riesgo.

Llevar a cabo, todos los días, una reunión con el personal para comentar incidencias, intercambiar información, etc.

Obtener información de los competidores, tomar notas y comparar los aspectos correspondientes de la propia empresa.

Prever el pago de servicios y consumos a la organización ferial.

No abandonar la feria antes de la hora de cierre. Recuerde que sus clientes permanecen todavía en la feria.

Acciones a realizar a partir de la clausura de la feria.

No desmontar antes de la clausura. La imagen de su empresa puede verse perjudicada.

Supervisar el desmontaje del stand y el embalaje de los materiales y equipos.

Organizar el transporte de materiales, equipos y productos.

Al dejar la feria, siga las instrucciones de los guardas de seguridad.

Celebrar una reunión con todo el personal involucrado para analizar los resultados (en la primera semana después de la feria).

Pedir informes por escrito a todo el personal que haya participado evaluando:

  • Aspectos positivos
  • Aspectos negativos
  • Impresión general
  • Posibles mejoras
  • Acciones de seguimiento a realizar (prensa, clientes, nuevos compradores, nuevos agentes, autoridades, etc)

Iniciar acciones de seguimiento de los contactos realizados.

Cerrar el presupuesto y hacer el balance final.